Die Personalplanung dient der Untersetzung der Planungsvorgaben auf Leiterebene für die Mitarbeiter. Sie basiert auf einer Startkalkulation, welche eine Kapazitätsverteilung für die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger nach heuristischen Gesichtspunkten vorgibt. Die Personalplanung berücksichtigt explizit sowohl Mitarbeiter von Dienstleistungsfirmen (blau), als auch Leistungen aus Fremdkostenstellen (rot). Sie bietet verschiedene Sichten auf die Planungsgrößen, so die oben gezeigte Sicht aus Richtung Kostenstelle und Kostenträger, aber auch eine Übersicht für den einzelnen Mitarbeiter, die zeigt, wie sich seine Tätigkeit aufsplittet.

Eine Reihe von Prüfungen und Anzeigen gestatten die genaue Ausplanung des Mitarbeiters bzw. des Budgets. Dabei kann wechselseitig der Einsatz des Mitarbeiters in den verschiedenen Aufgaben wie auch die Beteiligung verschiedener Mitarbeiter an einer Aufgabe optimiert werden. In die Planung gehen die exakten vertraglichen Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter ein.

Anhand der Gegenüberstellung von Startkalkulation und Leiterplanung ist eine Früherkennung von Bilanzproblemen und Kostenabweichungen, aber natürlich auch von Unterauslastungen und von Reserven möglich. Der Zugriff auf die Planungsschemata wird durch die betriebliche Leitungshierarchie geregelt.