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Warum ist es nicht zu empfehlen, den Arbeitsnachweis auf Papier zu führen ?
In der Vergangenheit wurde der Arbeitsnachweis üblicherweise als Papierformular geführt. Papierdokumente lassen sich nicht gut prüfen. Papierdokumente lassen sich schlecht weiterverarbeiten. Bei Papierdokumenten gibt es auch keine Automatisierungen wie im Fall des elektronischen Arbeitsnachweises, z.B. die Restfunktion, wo die Software automatisch die Differenz zwischen Anwesenheit und den bereits auf Kostenträger gebuchten Stunden berechnet und einem vorgewählten Kostenträger zuweist oder die Summenfunktion die natürlich eine automatische Summation bewirkt oder die automatische Überstundenberechnung und -Behandlung. Außerdem - seien wir mal ehrlich - ist es im Zeitalter der Datenbanken und des Internet nicht mehr sehr zeitgemäß, periodisch zu erfassende Daten auf Papier zu notieren.

Wie wird der elektronische Arbeitsnachweis (EAN) vor dem Zugriff Dritter geschützt ?
Der EAN ist ein nutzerbezogenes Dokument. Er hat Einfluß auf betriebswirtschaftliche Kennziffern und das Einkommen der Mitarbeiter und wird entsprechend geschützt. Jeder Mitarbeiter hat nur Zugriff auf seinen EAN (ausgenommen Vertreter). Wenn der Mitarbeiter den Monat abschließt, signiert und verriegelt er ihn. Die übergeordneten Leiter können auf die EANs ihrer Mitarbeiter lesend zugreifen und Einspruch erheben. Nachdem der Leiter seinerseits signiert hat, kann der Mitarbeiter seinen EAN nicht mehr korrigieren. Lese- und auch Schreibrecht hat die Revision. Wenn sie das Dokument nachträglich revidiert, ist das durch ein entsprechendes Signum erkennbar.

Wie wird im elektronischen Arbeitsnachweis (EAN) mit nichtproduktiven Zeiten umgegangen ?
Nichtproduktive Zeiten können im EPS als sogenannte Sonderkostenträger klassifiziert werden. Dabei sind die Sonderkostenträger Urlaub und Krankheit verbindlich. Außerdem ist es möglich, beliebig viele weitere Sonderkostenträger, z.B. für allgemeine Leitungstätigkeit, Wartezeit, bezahlte Fehlzeit, Schulung und Bearbeiten des EAN (Ha, Ha, Ha!) einzurichten. Sonderkostenträger können nicht nur mit Ist-Stunden bebucht sondern auch beplant werden.

Wie wird im elektronischen Arbeitsnachweis (EAN) mit Überstunden umgegangen ?
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten zur Behandlung von Überstunden. Die konkrete Vorgehensweise kann durch verschiedene Schalter betriebsspezifisch geregelt werden. Zunächst können Überstunden als Anteil der insgesamt geleisteten Stunden kostenträgerspezifisch spezifiziert werden. Diese Stunden können beispielsweise als finanziell abzugeltend eingestuft werden. Oder sie können auf einem Mehrarbeitskonto gesammelt werden und über einen Sonderkostenträger 'Abtrag Mehrarbeitskonto' später wieder als Gutschrift einfließen. Schließlich können sie als Übertrag in den Folgemonat einfließen und reduzieren dann die Sollstundenzahl.

Welche Rolle spielt ein elektronisches Zeiterfassungssystem ?
Das EPS kann mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem automatisch zusammenarbeiten. Beide Systeme ergänzen sich. Dabei spielt der Typ des Zeiterfassungssystems praktisch keine Rolle. Es ist lediglich möglich, daß die vorhandene Schnittstelle geringfügig anzupassen ist. Das EPS untersetzt die Daten des elektronischen Zeiterfassungssystems in klassifizierte Leistungen und stellt sie der Planung gegenüber. Das EPS schlägt also die Brücke zwischen Anwesenheit und Leistung und erbringt somit einen wesentlichen Beitrag für die Revisionssicherheit und Aussagekraft der Gesamtheit der betriebswirtschaftlichen Daten.

Was bringt das EPS für den Leiter ?
Das EPS erlaubt dem Leiter seiner Verantwortung erheblich besser gerecht zu werden. Er kann Projektaktivitäten im Rahmen der Vorgaben durch das Controlling maßgeschneidert für alle Mitarbeiter untersetzen. Es gestattet ihm, die Mitarbeiter und Projektleistungen wirklich 'auszuplanen'. Es zeigt ihm tagaktuell, wann und wo der Stundenverbrauch die Planung übertrifft und wo noch Reserven sind. Der Leiter kann Mitwirkungsleistungen von Dienstleistern und aus Fremdkostenstellen genau planen und überwachen. Und er kann schließlich den Beitrag der einzelnen Mitarbeiter zur Gesamtleistung gerechter bewerten und Überlastungen vermeiden.

Ist das EPS mehrsprachig ausgelegt ?
Das EPS kann global auf die Sprachen Deutsch und Englisch geschaltet werden. Daneben hat jeder Mitarbeiter bei der Anmeldung die Möglichkeit, als seine individuelle Kommunikationssprache entweder Deutsch oder Englisch zu wählen. Auch die Standardreports sind in den beiden Sprachen vorhanden. Darüberhinaus läßt sich das EPS auch mit amerikanischen Systemeinstellungen (Dezimaltrennzeichen, Datum MM/TT/JJ und 12-Stunden-Zeitrhythmus) betreiben.

Kann das EPS auf individuelle Belange angepaßt werden ?
In jedem Unternehmen gibt es eine spezifische Softwarelandschaft, ein spezifisches Berichtswesen und betriebliche Traditionen. Zunächst einmal verfügt das EPS über eine Vielzahl von Reports, die individuell angepaßt werden können. Der Anwender kann sogar nach Schaffung der geeigneten Voraussetzungen selbst einfache Berichte entwerfen. Die Berichte können in andere Formate (z.B. Excel) exportiert werden. Die Schnittstellen in Richtung Personalwesen, Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung u.a. können nach Vereinbarung angepaßt werden.

Welche Kosten entstehen bei Einsatz des EPS?
Der Nutzen des EPS hängt vom Charakter der Firma ab und wächst progressiv mit deren Größe. Deshalb gibt es für das EPS keinen Festpreis. Wenn es richtig eingesetzt wird, kann es sehr schnell zu der am häufigsten aufgerufenen Lizenzsoftware auf den meisten Rechnern werden und jeder Mitarbeiter wird das EPS anwenden. Lizenzen werden in der Regel für ein Jahr erteilt und am Anfang eines neuen Jahres telefonisch freigeschaltet. Für das EPS kann ein kostenpflichtiger Supportvertrag abgeschlossen werden.

Wie genau ist die Planung im EPS möglich ?
Die Planung im EPS erfolgt in Monatsscheiben in der Splittung nach Kostenstelle, Kostenträger und Mitarbeiter. Die Planung kann durch jeden privilegierten Leiter auf der Grundlage einer Startkalkulation täglich aktualisiert werden. Eine neue Programmversion, bei welcher sowohl in der Genauigkeit von Monaten als auch von Wochen geplant werden kann, ist angedacht.

Wie kann man weitere Details klären ?
Wählen sie die Menüfunktion Kontakt an und teilen Sie uns per E-Mail Ihre Situation und Ihre Interessen kurz mit. Wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung und werden uns um eine Klärung Ihrer Fragen bemühen. Unser Support steht auch für eine Präsentation des EPS zur Verfügung.

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